Har du ansvaret for kontorer, en ejendom, et hotel eller en række butikker, ved du allerede, at selve rengøringen sjældent er problemet. Problemet er, at du ikke kan se den.
Der kommer nogen klokken seks om morgenen. Du møder ind klokken ni. Blev tredje sal sprunget over, finder du ud af det, fordi en kollega brokker sig — ikke fra din leverandør. Har en håndværker efterladt et svineri i en trappeopgang, er der ingen, der dokumenterede det, og diskussionen om, hvem der betaler, foregår seks uger senere uden bevis på nogen af siderne.
Her er, hvad du bør kræve af en rengøringsleverandør, så det hører op.
1. Fremmøde, du ikke skal tage på tro
Du skal kunne se, at der var nogen på adressen, hvilken adresse det var, og hvor længe. Ikke en linje på en månedsfaktura, hvor der står »rengøring, 42 timer«. Timer knyttet til en dato og en adresse.
Det er også det, der gør en prisdiskussion mulig at løse. Når timerne er dokumenteret pr. adresse, kan du sammenholde omkostningen med, hvad adressen rent faktisk kræver, i stedet for at forhandle i blinde.
2. Fotodokumentation, adresse for adresse
Før- og efterbilleder er standard i byggeriet og burde være standard i rengøring. For en erhvervskunde er de mere værd end for en privatkunde, fordi du typisk ikke selv var til stede.
Det afgørende er, at billederne hænger på det konkrete besøg på den konkrete adresse — ikke sendes som en bunke billeder i en mail, du aldrig finder igen.
3. Fejl indberettet samme dag, de findes
Rengøringsfolk er i jeres bygning oftere end næsten alle andre. De ser utætheden under vasken, dørpumpen, der er i stykker, den ødelagte gulvflise og skralderummet, som ingen tømmer. Den viden er reelt værdifuld for jer — hvis den når frem.
Kræv, at fund bliver indberettet med billede, note og dato, og at de lander et sted, du kan søge i bagefter. En stor del af værdien i en velfungerende rengøringsaftale ligger netop her.
4. Ét sted til alle adresser
I det øjeblik I har mere end to adresser, holder e-mail op med at virke. I har brug for hver adresse, hvert besøg, hvert billede og hver indberetning i én liste, I kan filtrere, så det tager ti sekunder og ikke en eftermiddag at svare på »hvornår blev kantinen sidst hovedrengjort?«.
5. Databehandling, der kan holde til et GDPR-spørgsmål
Sender jeres leverandør medarbejdernavne, adgangskoder og kontaktoplysninger rundt i en WhatsApp-gruppe, er det også jeres eksponering og ikke kun deres. Spørg, hvordan adgangsoplysninger opbevares, og hvem der kan se dem.
Sådan gør vi
Vi gør rent på kontorer, i trappeopgange, i butikker, på hoteller og efter byggeri i København, og vi har bygget vores egen platform, ServiceTrack, til at køre det.
Erhvervskunder får ét login, der dækker alle de adresser, vi gør rent på for dem: bookingerne for hver adresse, det team der er sat på, før- og efterbilleder fra hvert besøg, og de fund vores team har gjort, skrevet op med billede og dato. Jeres driftsansvarlige kan kigge på én skærm i stedet for at jage fire indbakker.
Vores egne teams ser kun det, opgaven kræver — adresse, tidspunkt, ydelse og adgangsforhold — og det er det, der holder aftalen ren efter GDPR for os begge.
Har du ansvaret for rengøring på mere end én adresse i København og vil se, hvordan det ser ud i praksis, så skriv til support@homecleancph.com, så viser vi dig et konkret eksempel.
